Vì sao cùng một khối lượng công việc như nhau nhưng có người hoàn thành rất nhẹ nhàng, có người lại vật vã, khổ sở và luôn chậm trễ? Sự khác biệt này đến từ kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người.
Khi có một quỹ thời gian giống nhau, bạn sẽ làm gì để hoàn thành mọi việc tốt nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất? Cùng KFC tìm hiểu ngay trong nội dung dưới đây nhé!
Vì sao cần quản lý thời gian?
Như đã chia sẻ ở phần đầu, nếu biết cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn chắc chắn sẽ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, dễ dàng và có thời gian nghỉ ngơi thư giãn.
Nếu quan sát kỹ bạn sẽ thấy, những người luôn bận rộn và thấy áp lực trong công việc đa phần là do chưa biết cách sắp xếp thời gian chứ không hẳn là vì năng lực yếu kém. Như vậy, việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn:
1. Tăng năng suất làm việc;
Khi không biết sắp xếp thời gian, bạn sẽ luôn thấy một ngày chỉ có 24 tiếng là không đủ. Ngược lại, nếu biết lên danh sách những việc cần làm và thực hiện chúng theo thứ tự ưu tiên, bạn sẽ hoàn thành công việc với năng suất cao, sẽ đạt được nhiều thành tựu.
Hãy nhớ rằng, khi bạn cảm thấy 24 tiếng/ngày là không đủ thì khi một ngày có 34 tiếng hay 50 tiếng bạn sẽ vẫn cảm thấy không đủ. Vì bạn biết không, công việc có thể phình to theo thời gian mà bạn dành cho nó. Giả sử, khi có một tiếng để hoàn thành công việc bạn sẽ làm nhanh gọn, hiệu quả hơn là khi cho bạn cả một ngày.
2. Giảm bớt áp lực trong công việc;
Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ không biết với một đống công việc được giao bạn sẽ hoàn thành như thế nào, làm cái gì trước, làm cái gì sau? Lâu dần, việc dồn việc sẽ khiến bạn cảm thấy căng thẳng, áp lực vì thấy vạch đích còn quá xa.
Ngược lại, khi hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, dễ dàng, bạn sẽ không còn thấy công việc nhàm chán hay áp lực nữa. Lúc này, việc được sếp đánh giá cao, được thăng tiến nhanh là điều tất yếu.
3. Có thời gian dành cho bản thân;
Chắc chắn rồi, khi sắp xếp thời gian hiệu quả, bạn không chỉ hoàn thành công việc ngoài sức mong đợi mà còn có thời gian thư giãn, chăm sóc bản thân tốt hơn. Vậy tại sao không thử?
4. Hạn chế nhiều thói quen xấu khi tận dụng tối đa thời gian để làm việc;
Khi làm mãi mà không xong, bạn sẽ sinh ra chán nản, rồi tìm đến những trò giải trí để giải tỏa căng thẳng như: Lướt Facebook, tám chuyện với bạn bè đồng nghiệp, cày phim hoặc ngủ chẳng hạn.
Bên cạnh đó, việc không sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả còn khiến bạn rơi vào trạng thái trì hoãn thường xuyên. Đây chính là kẻ thù số 1 khiến bạn mãi không thể thăng tiến và phát triển được. Ngược lại, nếu mọi việc được thực hiện trơn tru, bạn sẽ luôn thấy tích cực, hạnh phúc và loại bỏ được những thói quen xấu kể trên.
Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Nói một cách đơn giản và dễ hiểu thì kỹ năng quản lý thời gian là cách bạn lên kế hoạch thực hiện cũng như sắp xếp thời gian hoàn thành từng đầu việc một cách cụ thể, chi tiết nhất.
Việc sở hữu kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn hoàn thành công việc với kết quả tốt mà vẫn có thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn hoặc làm những việc cá nhân khác. Do vậy, đây chính là một trong những kỹ năng mềm quan trọng bạn cần rèn luyện ngay hôm nay!
Cách quản lý thời gian hiệu quả!
Để đánh giá mức độ quản lý thời gian hiệu quả như thế nào, người ta sẽ dựa vào việc bạn hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian cụ thể chứ không dựa vào việc bạn có hoàn thành nó hay không.
Một bản kế hoạch tốt là bản kế hoạch có deadline rõ ràng với những công việc được phân bổ hợp lý, theo thứ tự ưu tiên từ quan trọng đến ít quan trọng, từ rất gấp đến không gấp.
Dưới đây là cách quản lý thời gian hiệu quả được chi tiết hóa qua những bước cơ bản mà quan trọng. Cụ thể như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Việc xác định mục tiêu sẽ cho bạn biết bạn cần làm gì, nên làm gì để hoàn thành được mục tiêu đó. Khi những công việc to lớn được cụ thể hóa thành những mục tiêu chi tiết sẽ giúp việc thực hiện giảm bớt phần khó khăn, áp lực.
Khi có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ thấy tự tin và chủ động hơn trong từng hành động và trong từng tình huống phát sinh ngoài ý muốn. Do vậy, trước khi bắt tay vào làm, hãy xác định mục tiêu cụ thể cho từng công việc, từng giai đoạn với thời gian biểu thật chi tiết bạn nhé.
Bước 2: Lập danh sách những việc cần làm
Tiếp theo, dựa trên những mục tiêu cụ thể ở trên, chúng ta sẽ tiến hành lên danh sách những việc cần làm, cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.
Đặc biệt là với những người hay bị cuốn vào công việc thì việc lập danh sách những việc cần làm này sẽ giúp bạn quản lý quỹ thời gian của mình tốt hơn mà không sợ bị bỏ sót đầu việc hoặc quá tập trung vào việc A mà bỏ quên việc B.
Bước 3: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Đây là bước cực kỳ quan trọng giúp bạn hoàn thành công việc một cách khoa học, hiệu quả, đó là sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên thực hiện. Cụ thể là bạn sẽ sắp xếp công việc theo 4 mức độ:
- Quan trọng và khẩn cấp
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Ít quan trọng nhưng khẩn cấp
- Không quan trọng và không khẩn cấp
Và sau đó ưu tiên dành phần lớn thời gian làm những việc quan trọng và khẩn cấp trước, để những việc ít quan trọng, không khẩn cấp làm sau.
»»» Tham khảo bài viết: Cách lập kế hoạch công việc hiệu quả!
Bước 4: Xác định thời gian thực hiện cho từng công việc cụ thể
Sau khi có danh sách những việc ưu tiên và ít ưu tiên, chúng ta sẽ xác định thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành cho từng đầu việc để đảm bảo mọi thứ đi theo đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra.
Hãy chú ý phân bổ thời gian sao cho hợp lý, không nên dành nhiều thời gian cho những việc không quan trọng và ngược lại.
Bước 5: Xem xét, đánh giá việc thực hiện
Cuối cùng, sau mỗi lần kết thúc công việc, bạn hãy ngồi lại để kiểm tra, đánh giá xem bạn đã thực hiện mọi việc như thế nào, có tuân thủ deadline, có phát sinh gì ngoài ý muốn không?
Rồi từ đó có hướng khắc phục những lần trễ deadline, những lần mất tập trung hoặc những khi phân bổ thời gian không hợp lý. Cứ như vậy, chắc chắn bạn sẽ thấy việc quản lý thời gian không còn khó nhằn, mọi thứ sẽ luôn nằm trong tầm kiểm soát của bạn.
Một số lưu ý quan trọng khi quản lý thời gian
Bên cạnh các bước quản lý thời gian ở trên, để đạt được hiệu quả tốt nhất, bạn nên:
- Chia sẻ công việc khi cần thiết
Việc quá ôm đồm và không chịu chia sẻ với người khác sẽ khiến bạn luôn thấy mệt mỏi và khó khăn khi quản lý thời gian. Vì thế, đừng ngại chia sẻ công việc nếu thấy cần thiết.
Hãy tin tưởng và trao quyền cho những người phù hợp để thời gian để thực hiện những việc quan trọng hơn.
- Biết cách nhận định mức độ ưu tiên công việc
Rất nhiều bạn gặp khó khăn khi không viết xác định đâu là việc quan trọng, đâu là việc ít quan trọng, việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau.
Điều này hoàn toàn dễ hiểu và có thể thông cảm được, vì thế bạn đừng quá lo lắng, cứ kiên trì luyện tập và thực hiện theo kế hoạch. Có thể thời gian đầu mọi việc chưa thực sự hiệu quả như bạn mong muốn, nhưng khi đã quen với cách quản lý thời gian và hiểu tính chất công việc của mình, chắc chắn bạn sẽ biết sắp xếp và phân loại một cách hiệu quả.
- Không trì hoãn, không thỏa hiệp với những thói quen xấu
Không có phương pháp ngay khi áp dụng đã thành công như mong đợi. Có thể bạn sẽ thấy việc quản lý thời gian này khó khăn, không có hiệu quả như bạn vẫn nghĩ.
Tuy nhiên, đừng vội bỏ cuộc và tiếp tục trì hoãn, thỏa hiệp với những thói quen cũ trước đây. Hãy dành thời gian phân tích xem bạn đang bị vướng mắc ở bước nào? Làm sao để khắc phục nó?
Bạn có thể tìm kiếm sự giúp đỡ từ sếp, đồng nghiệp, bạn bè, những người đang quản lý thời gian tốt để giải quyết những vấn đề đang gặp phải. Chỉ cần kiên trì, nhất định kỹ năng quản lý thời gian của bạn sẽ được cải thiện, giúp bạn hoàn thành công việc một cách dễ dàng và thành công hơn!
KFC đang tuyển dụng rất nhiều vị trí, xem chi tiết » TẠI ĐÂY
