Cách đặt email theo tên công ty

Khi thiết lập địa chỉ email cho công ty của bạn, việc đặt tên phù hợp không chỉ mang tính chuyên nghiệp mà còn giúp xây dựng thương hiệu. Một cách đơn giản và hiệu quả là sử dụng tên miền của công ty kết hợp với tên nhân viên hoặc phòng ban. Vậy bạn cần lưu ý những gì về cách đặt email theo tên công ty?

Vai trò của email trong giao tiếp doanh nghiệp

Email đóng vai trò thiết yếu trong giao tiếp doanh nghiệp ngày nay, mang lại nhiều lợi ích như sau:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Email giúp truyền tải thông tin nhanh chóng và hiệu quả hơn so với các hình thức giao tiếp truyền thống như thư tay, điện thoại. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bưu điện, văn phòng phẩm và thời gian di chuyển.
• Lưu trữ thông tin: Email lưu trữ thông tin một cách an toàn và dễ dàng truy xuất. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm email cũ để tham khảo hoặc tra cứu thông tin.
• Truyền tải thông tin chi tiết: Email cho phép đính kèm tệp tin, hình ảnh và video, giúp truyền tải thông tin chi tiết và rõ ràng hơn so với văn bản thuần túy.
• Giao tiếp nhóm hiệu quả: Email giúp giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm, bộ phận hoặc với các đối tác bên ngoài. Mọi người có thể dễ dàng trao đổi thông tin, ý tưởng và cập nhật tiến độ công việc.
• Xây dựng thương hiệu: Email có thể được sử dụng để xây dựng thương hiệu và quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng email marketing để tiếp cận khách hàng tiềm năng và thu hút khách hàng hiện tại.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp: Sử dụng email một cách chuyên nghiệp thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng, đối tác và tạo ấn tượng tốt đẹp về hình ảnh doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cần lưu ý sử dụng email một cách hiệu quả để tránh lãng phí thời gian và gây phiền nhiễu cho người nhận. Doanh nghiệp nên xây dựng quy tắc sử dụng email rõ ràng, chẳng hạn như tần suất gửi email, thời gian phản hồi, nội dung email,…

Nhìn chung, email là công cụ giao tiếp tiện lợi, hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Sử dụng email một cách thông minh sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Bạn có thể đọc thêm về hướng dẫn tạo email doanh nghiệp.

Lý do sử dụng tên miền công ty để đặt tên cho email

Sử dụng tên miền công ty để đặt tên cho email mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Chuyên nghiệp hơn: Email có tên miền công ty thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Nó giúp tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư.
• Dễ ghi nhớ và nhận diện: Email có tên miền công ty dễ ghi nhớ và nhận diện hơn so với email sử dụng dịch vụ email miễn phí. Điều này giúp khách hàng dễ dàng liên hệ với doanh nghiệp và tránh nhầm lẫn với các đối thủ cạnh tranh.
• Tăng độ tin cậy: Email có tên miền công ty thường được coi là tin cậy hơn so với email sử dụng dịch vụ email miễn phí. Điều này là do các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp thường có các biện pháp bảo mật tốt hơn để bảo vệ thông tin của người dùng.
• Quảng bá thương hiệu: Email có tên miền công ty là một cách hiệu quả để quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp. Mỗi khi khách hàng nhận được email từ doanh nghiệp, họ sẽ nhìn thấy tên miền và logo của doanh nghiệp.
• Quản lý dễ dàng: Sử dụng tên miền công ty cho email giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài khoản email của nhân viên. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo, xóa và sửa đổi tài khoản email, cũng như đặt mật khẩu và quyền truy cập cho từng nhân viên.
• Tăng khả năng tiếp cận: Sử dụng tên miền công ty cho email giúp tăng khả năng tiếp cận của email. Các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp thường có mạng lưới máy chủ rộng khắp, giúp đảm bảo rằng email được gửi đến người nhận một cách nhanh chóng và đáng tin cậy.
• An toàn hơn: Sử dụng tên miền công ty cho email giúp tăng cường bảo mật cho email. Các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp thường cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao, chẳng hạn như xác thực hai yếu tố và mã hóa email.
• Tích hợp tốt hơn: Sử dụng tên miền công ty cho email giúp email tích hợp tốt hơn với các dịch vụ khác của doanh nghiệp, chẳng hạn như trang web, lịch và CRM.

Nhìn chung, sử dụng tên miền công ty để đặt tên cho email mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Các dịch vụ email doanh nghiệp hiện nay không chỉ đơn thuần có mỗi email. Tên chính xác của chúng là các bộ công cụ năng suất - “productivity suite” - tại đó các ứng dụng được liên kết liền mạch với nhau (như Calendar để quản lý thời gian, video call phục vụ cho các cuộc họp trực tuyến, hay các công cụ để lưu trữ và phân quyền truy cập tài liệu như,…) và đáp ứng mọi nhu cầu thiết yếu nhất để người dùng hoàn thành công việc của mình.

Các tiêu chí chọn tên email

Chọn một tên email phù hợp rất quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân hoặc thương hiệu của bạn. Dưới đây là một số tiêu chí bạn nên cân nhắc khi chọn tên email:

Sự đơn giản và dễ nhớ

• Tên email nên dễ nhớ để người khác có thể dễ dàng tìm kiếm và liên hệ với bạn. Bạn có thể sử dụng tên đầy đủ của mình, tên viết tắt hoặc kết hợp tên với một từ khóa liên quan đến lĩnh vực bạn làm việc.
• Dễ sử dụng: Tên email nên dễ sử dụng và dễ đánh máy. Tránh sử dụng các ký tự đặc biệt quá phức tạp hoặc khó nhớ.
• Có sẵn: Hãy kiểm tra xem tên email bạn chọn đã có người sử dụng hay chưa. Bạn có thể sử dụng các công cụ kiểm tra tên miền email để thực hiện việc này.

Liên quan đến tên doanh nghiệp hoặc ngành nghề

Nếu bạn sử dụng email cho mục đích kinh doanh, hãy chọn tên email phù hợp với thương hiệu của bạn. Tên email nên thể hiện rõ ràng lĩnh vực hoạt động của bạn và giúp khách hàng dễ dàng nhận diện thương hiệu.

Tạo ấn tượng chuyên nghiệp và độc đáo

• Chuyên nghiệp: Nếu bạn sử dụng email cho mục đích công việc, hãy chọn tên email chuyên nghiệp và dễ ghi nhớ. Tránh sử dụng biệt danh, biệt ngữ hoặc các từ ngữ không phù hợp.
• Độc đáo: Tên email nên độc đáo để tránh bị trùng lặp với những người khác. Bạn có thể sử dụng số, ký tự đặc biệt hoặc kết hợp các từ ngữ khác nhau để tạo ra tên email độc đáo.
• Linh hoạt: Tên email nên linh hoạt để bạn có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như đăng ký tài khoản mạng xã hội hoặc tạo hồ sơ cá nhân trên các trang web.

Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc sở thích cá nhân của mình khi chọn tên email. Hãy chọn tên email mà bạn thích và cảm thấy tự tin khi sử dụng.

Các vấn đề cần quan tâm khác

Bên cạnh các thông tin cũng như lưu ý khi đặt tên email cho doanh nghiệp thì việc bảo mật dữ liệu, nền tảng sử dụng email doanh nghiệp phổ biến cũng là hai vấn đề mà các tổ chức, doanh nghiệp đặt lên bàn cân. Sau đây là các thông tin cần lưu ý cho bạn khi bắt đầu tạo và sử dụng email doanh nghiệp.

Tính bảo mật

Việc đặt tên email doanh nghiệp tưởng chừng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng đến nhiều yếu tố, trong đó có tính bảo mật. Dưới đây là một số lưu ý về tính bảo mật khi đặt tên email doanh nghiệp:

1. Tránh sử dụng thông tin cá nhân:Không nên sử dụng tên đầy đủ, ngày sinh, địa chỉ nhà riêng hoặc số điện thoại trong tên email doanh nghiệp. Những thông tin này có thể dễ dàng bị thu thập bởi kẻ gian và sử dụng cho các mục đích phi pháp.
2. Sử dụng tên miền riêng: Thay vì sử dụng các dịch vụ email miễn phí như Gmail, Yahoo Mail, Hotmail,… hãy sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp để tạo email. Việc này giúp tăng tính chuyên nghiệp và tạo sự tin tưởng cho khách hàng. Đồng thời, các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp thường có các biện pháp bảo mật tốt hơn so với các dịch vụ miễn phí.
3. Tạo tên email phức tạp: Sử dụng kết hợp chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt để tạo tên email phức tạp. Việc này giúp tăng độ khó cho việc bẻ khóa mật khẩu và truy cập trái phép vào tài khoản email.
4. Tránh sử dụng các từ khóa dễ đoán: Không nên sử dụng các từ khóa dễ đoán như “sales”, “marketing”, “info” hoặc “support” trong tên email. Kẻ gian có thể sử dụng các từ khóa này để dò tìm và tấn công các tài khoản email doanh nghiệp.
5. Thay đổi mật khẩu thường xuyên: Khuyến khích nhân viên thay đổi mật khẩu email thường xuyên, ít nhất mỗi 3 tháng một lần. Mật khẩu nên có độ dài tối thiểu 8 ký tự, bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
6. Sử dụng xác thực hai yếu tố: Bật tính năng xác thực hai yếu tố (2FA) cho tài khoản email doanh nghiệp. 2FA yêu cầu người dùng cung cấp thêm một lớp bảo mật, chẳng hạn như mã xác minh được gửi qua tin nhắn SMS hoặc ứng dụng xác thực, khi đăng nhập. Việc này giúp tăng độ khó cho việc truy cập trái phép vào tài khoản email.

Nền tảng sử dụng email tên miền phổ biến

Hiện nay, có rất nhiều nền tảng email doanh nghiệp phổ biến với những ưu điểm và tính năng riêng biệt, đáp ứng đa dạng nhu cầu của các doanh nghiệp. Dưới đây là một số nền tảng tiêu biểu:

1. Google Workspace:

• Ưu điểm:
  • Dễ sử dụng với giao diện trực quan, thân thiện.
  • Tích hợp nhiều ứng dụng hữu ích như Gmail, Google Drive, Google Calendar, Google Meet,…
  • Mức độ bảo mật cao với nhiều tính năng bảo mật nâng cao.
  • Khả năng mở rộng linh hoạt, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
  • Giá cả cạnh tranh.
• Nhược điểm:
  • Dung lượng lưu trữ mặc định tương đối hạn chế.
  • Một số tính năng nâng cao yêu cầu mua gói trả phí.

1. Microsoft 365:

• Ưu điểm:
  • Tích hợp với hệ sinh thái Microsoft Office 365 mạnh mẽ.
  • Dung lượng lưu trữ lớn với nhiều tùy chọn nâng cấp.
  • Khả năng quản lý và bảo mật cao cấp.
  • Phù hợp với doanh nghiệp sử dụng hệ điều hành Windows.
• Nhược điểm:
  • Giao diện phức tạp hơn so với Google Workspace.
  • Giá thành cao hơn so với Google Workspace.

1. Zoho Mail:

• Ưu điểm:
  • Giao diện hiện đại, dễ sử dụng.
  • Nhiều tính năng hữu ích như AI-powered assistant, email encryption, and collaboration tools.
  • Mức độ bảo mật cao với nhiều lớp bảo mật.
  • Giá cả cạnh tranh với nhiều gói cước đa dạng.
• Nhược điểm:
  • Dung lượng lưu trữ mặc định tương đối hạn chế.
  • Một số tính năng nâng cao yêu cầu mua gói trả phí.

1. P.A Vietnam:

• Ưu điểm:
  • Hỗ trợ tốt tiếng Việt, phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam.
  • Giá thành cạnh tranh.
  • Nhiều tính năng hữu ích như email marketing, calendar, contact management,…
  • Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt.
• Nhược điểm:
  • Dung lượng lưu trữ mặc định tương đối hạn chế.
  • Một số tính năng nâng cao yêu cầu mua gói trả phí.
  • Ít được biết đến so với các nền tảng quốc tế.

Lưu ý về cách đặt email theo tên miền cần quan tâm về việc xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng. Sau đây là các lưu ý khi đặt tên email theo tên miền công ty:

• Tên miền cần ngắn gọn và dễ nhớ: để người dùng dễ dàng nhập và ghi nhớ. Tránh sử dụng những từ ngữ phức tạp hoặc khó viết tắt.
• Chuyên nghiệp & Thống nhất: Nên sử dụng tên thật của nhân viên hoặc tên bộ phận kết hợp với tên miền công ty và cần thống nhất, nhất quán (Vd: [tennhanvien]@[tenmiendoanhnghiep] hoặc [tenbophan]@[tenmiendoanhnghiep] ).
• Tránh sử dụng ký tự đặc biệt và số: Nên hạn chế sử dụng các ký tự đặc biệt như dấu chấm, dấu phẩy, dấu gạch ngang,… và các con số có trong tên email vì có thể gây khó khăn, nhầm lẫn khi nhập.
• Kiểm tra tính khả dụng: Trước khi sử dụng tên email, hãy kiểm tra xem tên đó đã được sử dụng hay chưa. Bạn có thể sử dụng công cụ kiểm tra tính khả dụng email để thực hiện việc này.

Kết luận

Việc đặt tên email doanh nghiệp sẽ là một lợi ích rất nhiều cho các công ty khi làm việc với khách hàng, đối tác nói chung và dễ dàng quản lý các mail nội bộ trong doanh nghiệp (tổ chức) nói riêng. Hơn nữa, việc chọn nền tảng email doanh nghiệp nào phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Quy mô doanh nghiệp; Nhu cầu sử dụng; Ngân sách; Khả năng quản lý và bảo mật; Nhu cầu tích hợp với các ứng dụng khác.

Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố này trước khi lựa chọn nền tảng email doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu của mình.